COMMENT FAIT-ON POUR...ÉCRIRE À UNE AUTORITÉ ?

Le français est une langue singulièrement alambiquée, aussi riche d'expressions que de subtilités. La diversité des correspondances éditées par les maires requiert d'en maîtriser les usages officiels.

Lorsqu'il s'agit de s'adresser à une autorité, qu'elle soit administrative, politique, religieuse ou militaire, l'hésitation le dispute souvent à l'embarras. Déférente, neutre, sèche, aimable ou bienveillante, la teneur des courriers que l'on souhaite leur adresser détermine souvent la composition des formules les mieux adaptées. Mais, par souci d'exemplarité, ce sont avant tout les règles protocolaires que les maires se doivent de maîtriser dans leur abondante correspondance.
 

1. Respecter les titres, fonctions et grades

Premier point essentiel, le respect des titres, fonctions ou grades nécessite la plus grande vigilance. Ces formules dites «d'appel» sont fondamentales car elles conditionnent l'ensemble de l'écrit et doivent être reprises à l'identique au sein du courrier. Ainsi, l'emploi d'un adjectif qualificatif en ouverture, tel que « Cher », doit être replacé partout où il sera associé au titre ou à la fonction. D'autre part, si vous ne connaissez pas le sexe de votre interlocuteur, inscrivez «Madame, Monsieur» (et non l'inverse). Attention aussi à l'abréviation des genres : Monsieur prend toujours un point, «M.», alors que, pour Madame, l'usage impose l'abréviation «Mme», sans point. Encore trop souvent présent mais évidemment à proscrire «Mr», c'est-à-dire «Mister», sauf si l'on s'adresse à un britannique. Par souci de fluidité du texte, les majuscules des noms communs, présentes dans la formule d'appel et de politesse («Monsieur le Maire»), ne doivent plus apparaître dans le corps du courrier («monsieur le maire»). Cependant, même si cela représente une erreur de syntaxe, la convenance est assez souple et, pour les plus hautes autorités, les majuscules sont admises comme marques de considération («Recteur», «Préfet», «Président»). En revanche, le terme caractérisant une charge civile prend toujours une majuscule: «le ministre de la Culture», «le garde des Sceaux». D'autres spécificités existent et ne tolèrent pas, quant à elles, l'emploi des minuscules. Par exemple, dans « Premier ministre », l'adjectif prend toujours une majuscule marquant ainsi l'exclusivité de la fonction. Dans le même ordre d'idée, si un organisme est unique en son genre, il prend invariablement une majuscule (Bibliothèque nationale, Conseil d'État). Certains titres honorifiques s'écrivent en outre toujours avec la majuscule, comme «sa Majesté», «son Éminence» ou «son Altesse».
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