COMMENT FAIT-ON POUR...GÉRER EFFICACEMENT LA CORRESPONDANCE ÉLECTRONIQUE ?

Le message électronique est devenu le premier mode de correspondance et détrône désormais largement le courrier papier dans les collectivités. Mais, compte tenu de l'importance des flux quotidiens, beaucoup ne sont pas lus et ne reçoivent jamais de réponse. Conseils pour une gestion plus efficace.

L'utilisation de la messagerie électronique est en croissance continue : 4,5 milliards de personnes disposent d'un compte et plus de 10 milliards de courriels (terme officiel en France depuis 2003) sont envoyés toutes les heures à travers le monde ! Ce mode de correspondance est désormais majoritaire dans l'administration et le volume devrait croître encore avec l'extension des procédures dématérialisées. L'outil a pour lui la simplicité et la rapidité. Mais, pour être efficace, des règles d'emploi et d'organisation s'imposent.
 

1. S'attacher aux formes dans la simplicité

Concision et précision sont les maîtres mots d'un usage efficace de la messagerie électronique. Cela passe d'abord par un « objet » bien renseigné. Il s'agit ici de permettre au(x) destinataire(s) de cerner rapidement le contexte de l'envoi et de faciliter ses opérations de filtrage et de priorisation. Le libellé de l'objet facilite également l'archivage des messages, puis leur recherche au moyen de la fonction de recherche par mots-clés. Cela passe ensuite par le soin apporté à la rédaction du message lui-même. Une phrase d'en-tête indiquant ce qui est attendu du destinataire – « pour information », « pour avis»… – facilite sa réactivité. Des phrases courtes et explicites sont à privilégier, mais sans tomber dans un style trop familier, ce qui questionnera le professionnalisme de l'émetteur. L'effort de simplicité, au service de l'efficacité de l'échange, n'exempte en rien de l'usage d'un français correct (le langage SMS est à bannir), de l'emploi de formules de politesse adaptées au correspondant (plus simple et plus directe que pour un courrier, mais toujours respectueuses) et bien entendu de la signature du message (nom, fonction, coordonnées de contact).
 

2. Respecter la Nétiquette

Contraction des mots « Net » et « éthique », elle établit l'en - semble des règles de bon usage sur internet. Un premier principe concerne l'emploi des majuscules : sur le Net, il reflète l'expression d'émotions fortes (la surprise, la colère…) ; on l'évitera donc, au risque d'une mauvaise interprétation. Un autre principe est le respect de la confidentialité des destinataires. En cas d'envoi en nombre, le champ « A » ne devrait pas comprendre l'ensemble des adresses, mais être réservé au destinataire pour action. Le champ « Cci » (copie cachée) peut être préféré au champ « CC » (copie conforme) si l'on souhaite éviter que le mail soit par la suite retransmis à une tierce personne, révélant les destinataires « cachés » ; notamment pour les échanges externes à la collectivité. Le même souci de correction commande, lors du transfert d'un courriel, de purger le message des adresses qu'il contient (ou de paramétrer son logiciel afin qu'il supprime les « en-têtes » automatiquement) et d'informer l'émetteur initial du transfert de son envoi. Bien entendu, la vulnérabilité des messageries (pour cause de piratage ou de défaillance technique) devrait exclure tous échanges de données strictement personnelles, sauf à recourir à un système d'encodage et d'échange sécurisé...
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